Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform von Microsoft, die in Office 365 integriert ist. Die Plattform ermöglicht es Teams, Dokumente effizient zu bearbeiten, gemeinsam zu nutzen und zu speichern. Mit SharePoint in Microsoft 365 können Benutzer eine webbasierte Umgebung nutzen, die nahtlos in Microsoft Office integriert ist. Microsoft SharePoint kann entweder als SharePoint Server 2016 oder als SharePoint Foundation bereitgestellt werden.
Mit Microsoft Edge können Benutzer einfach auf die Plattform zugreifen und die ersten Schritte mit SharePoint sind intuitiv. SharePoint kann einfach konfiguriert und an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden. Informationen und Dokumente können in SharePoint als Intranet organisiert werden, was die Zusammenarbeit fördert. Der SharePoint Designer bietet darüber hinaus die Möglichkeit, individuelle Lösungen zu erstellen. Erfahren Sie mehr über die vielseitigen Funktionen von Microsoft SharePoint Server und entdecken Sie, wie SharePoint Ihre Arbeitsweise verändern kann.
Microsoft SharePoint ist eine Cloud- und On-Premise-Plattform zum Verwalten, Speichern und gemeinsamen Bearbeiten von Dateien und Informationen. SharePoint bietet Unternehmen eine zentrale Umgebung für den Austausch von Dokumenten, die Erstellung von Intranets und Extranets sowie die Verwaltung von Workflows. Ursprünglich im Jahr 2001 von Microsoft entwickelt, ist SharePoint heute ein integraler Bestandteil von Microsoft 365 und bietet Tools zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Teams.
Microsoft SharePoint – Funktionen und Funktionsweise
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Dokumentenmanagement | Zentralisierte Ablage und Organisation von Dokumenten mit Versionierung und Zugriffskontrollen. |
| Intranets und Extranets | Erstellung benutzerdefinierter Intranets und Extranets für interne Kommunikation und Partnerzugriff. |
| Teamwebsites und Wikis | Einrichtung von Teamwebsites zur Zusammenarbeit sowie Wikis zur Wissensverwaltung. |
| Workflow-Management | Automatisierung von Geschäftsprozessen und Aufgabenverteilungen. |
| SharePoint Online | Cloud-gestützte Version, die in Microsoft 365 integriert und über das Internet zugänglich ist. |
| SharePoint Server | Lokale Version, die auf unternehmenseigenen Servern installiert werden kann. |
| Integration in Microsoft Teams | Verbindung von SharePoint mit Teams für die zentrale Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten. |
| Suchfunktion | Leistungsstarke Suche, um Dokumente, Dateien und Informationen schnell zu finden. |
Wie funktioniert Microsoft SharePoint?
SharePoint kann entweder in der Cloud über Microsoft SharePoint Online oder lokal als SharePoint Server bereitgestellt werden. Mit SharePoint können Unternehmen auf einfache Weise Dokumente erstellen, speichern und gemeinsam nutzen sowie Intranets und Extranets einrichten. Benutzer können SharePoint direkt in Microsoft Teams integrieren, um Dokumente zentral und sicher zu verwalten.
Schritte zur Nutzung:
- Erstellen von Teamwebsites: Benutzer erstellen eine Website für ihr Team, um Dokumente und Daten zu organisieren.
- Dokumente hochladen und teilen: Dateien können hochgeladen und mit Kollegen oder externen Partnern geteilt werden.
- Zugriffskontrollen und Berechtigungen setzen: Zugriffsrechte können auf Benutzer- oder Gruppenebene festgelegt werden.
- Workflows und Automatisierungen einrichten: Über Workflows lassen sich Prozesse automatisieren, z. B. Genehmigungen oder Benachrichtigungen.
- Suche und Navigation: Benutzer finden mithilfe der integrierten Suchfunktion benötigte Dokumente und Informationen schnell und einfach.
Durch die Cloud-Integration in Microsoft 365 ermöglicht SharePoint den Zugriff von überall, egal ob über Desktop, Laptop oder mobile Geräte.
Wer braucht es?
Microsoft SharePoint ist ideal für Unternehmen, die eine strukturierte Lösung für das Dokumentenmanagement und die interne Zusammenarbeit benötigen. Von kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zu großen Organisationen unterstützt SharePoint die effiziente Verwaltung und Organisation von Dateien und Informationen.
Zielgruppen und Anwendungsbereiche
- Unternehmen mit verteilten Teams: Teams können Dokumente zentral speichern und von verschiedenen Standorten aus darauf zugreifen.
- Abteilungen mit komplexen Prozessen: Marketing, Vertrieb, und HR-Abteilungen nutzen Workflows und Bibliotheken zur Prozessautomatisierung.
- Unternehmen mit hohem Compliance-Anspruch: SharePoint bietet detaillierte Berechtigungen und Zugangskontrollen zur Sicherung sensibler Daten.
- Bildungssektor und Forschungseinrichtungen: Lehreinrichtungen können SharePoint als Wissensdatenbank und zentrale Informationsplattform nutzen.
Vorteile in der Übersicht
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Zentralisierte Dateiverwaltung | Alle Dokumente sind zentral gespeichert und versionskontrolliert. |
| Flexibles Bereitstellungsmodell | SharePoint ist als Cloud- und On-Premise-Lösung verfügbar und anpassbar. |
| Zusammenarbeit in Echtzeit | Gemeinsame Bearbeitung und Kommentierung von Dokumenten in Echtzeit. |
| Intranet- und Extranet-Erstellung | Möglichkeit, Unternehmensintranets und Extranets zu entwickeln, die individuell anpassbar sind. |
| Automatisierte Workflows | Effizienzsteigerung durch automatisierte Arbeitsabläufe und Genehmigungsprozesse. |
| Integration in Microsoft 365 | Tiefe Integration mit anderen Microsoft-Anwendungen wie Teams, Outlook und OneDrive. |
Microsoft SharePoint bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die die Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung erheblich verbessern. Mit SharePoint können Dokumente zentral gespeichert, organisiert und sicher geteilt werden, sowohl in der Cloud über SharePoint Online als auch auf eigenen Servern mittels SharePoint Server. Die tiefe Integration in Microsoft Teams und Microsoft 365 fördert die Echtzeit-Zusammenarbeit und erleichtert es Teams, ortsunabhängig effizient zu arbeiten. Dank SharePoint Designer lassen sich individuelle Workflows erstellen, die Routineaufgaben automatisieren und so die Produktivität steigern.
